29 Apr Il controllo dell’inventario: consigli e best practice
Sia che tu sia già un esperto venditore online o una persona interessata ad approcciarsi al commercio elettronico, saprai sicuramente quanto sia importante la corretta gestione del proprio inventario. Si tratta infatti di un compito fondamentale per qualsiasi tipo di attività, sia fisica ma soprattutto online. Aiuta ad evitare articoli esauriti, scorte eccessive e carenze. Aiuta anche l’azienda a farsi un’idea migliore delle proprie vendite e ad aumentare l’efficienza del proprio inventario.
Di recente, sul nostro magazine, abbiamo già parlato di Inventory Management approfondendo la tematica relativa ai migliori software in grado di aiutarti in questo compito (trovi l’articolo qui). Confrontandoci con alcuni dei nostri lettori, è emersa la richiesta di approfondire questa tematica in modo più generale, individuando anche dei consigli e delle best practice. In questo articolo quindi, dopo un breve riesame della teoria alla base dell’inventory management, vedremo in modo più concreto quali sono le migliori strategie da attuare in base alla propria attività. Buona lettura!
Il controllo dell’inventario
Il controllo dell’inventario è il modo in cui la tua azienda registra e monitora la fornitura di beni che ha “a portata di mano”, in parte sulla base di informazioni su cosa e quanto acquistano i tuoi clienti. Un efficace sistema di controllo dell’inventario assicura che la fornitura corretta sia disponibile quando necessario e tiene conto dei cambiamenti nella domanda dei clienti. I sistemi di gestione dell’inventario possono ridurre i costi associati allo stoccaggio di scorte eccessive o di scorte sbagliate.
Introduzione alle procedure di controllo dell’inventario
Le procedure di controllo dell’inventario implicano il monitoraggio costante dell’inventario fisico, il mantenimento di un livello elevato di gestione della catena di approvvigionamento e l’utilizzo dei dati di vendita e della domanda anticipata dei clienti per prendere le giuste decisioni.
Il tuo sistema di controllo dell’inventario dovrebbe essere robusto e assicurarti di avere più inventario quando le vendite aumentano storicamente e meno articoli durante i periodi lenti. Il monitoraggio regolare del tuo inventario può anche contribuire alla prevenzione delle perdite nonché a una maggiore soddisfazione del cliente (evitando per esempio di esaurire le scorte, uno degli scenari più “antipatici” per un acquirente online).
Quali sono le migliori procedure di controllo dell’inventario?
Precedentemente avevamo fatto un accenno ad esse, in questo articolo le analizzeremo tutte nel dettaglio.
– First in, first out (FIFO)
Con il sistema FIFO, il prodotto più vecchio viene venduto prima di quello più recente. Il metodo FIFO è spesso utilizzato dalle aziende che vendono beni soggetti a obsolescenza, come ad esempio i prodotti di elettronica e informatica di consumo, perché il costo degli articoli acquistati per primi è spesso il più basso.
Inoltre, il metodo FIFO può essere utile per le aziende che hanno fluttuazioni nei prezzi delle materie prime o dei beni finiti. Ad esempio, se una società ha acquistato grandi quantità di un bene a un prezzo inferiore e poi ha acquistato quantità minori a un prezzo più elevato, utilizzando il metodo FIFO, il valore dell’inventario rifletterà i prezzi più bassi del primo acquisto. Tuttavia, il metodo FIFO può essere svantaggioso in un’epoca di inflazione, poiché i costi dei beni venduti risulteranno sottostimati.
– Last in, first out (LIFO)
Il metodo LIFO funziona in modo opposto al metodo FIFO: tiene conto dell’inventario con l’assunzione che i prodotti più recenti vengano venduti prima di quelli più vecchi. Il costo degli articoli acquistati più di recente (che solitamente sono più costosi rispetto a quelli più vecchi) viene “addebitato” per primo. Questo è un metodo da considerare soprattutto per gli ecommerce dotati di un grande inventario e/o che vendono prodotti con una breve durata di conservazione, come i prodotti alimentari deperibili, poiché questi hanno una scadenza e devono essere venduti rapidamente. Si tratta di un metodo più conservativo, poiché l’addebito dei costi di prodotto più elevati comporta generalmente un reddito netto più basso.
– Analisi ABC
Il sistema di analisi ABC applica un concetto semplice “all’arte del controllo dell’inventario”. I prodotti vengono classificati in diversi livelli, per esempio quelli con la designazione “A” sono i più importanti (o spesso i più costosi). La designazione “B” è per una scorta di valore moderato che richiede una gestione moderata. La designazione “C” è per prodotti a basso costo e con un basso valore di utilizzo. Questo metodo è utile per determinare i prodotti che richiedono la massima attenzione e pianificazione e quelli che ne richiedono di meno.
– Just in time (JIT)
Il sistema di inventario just-in-time (JIT) si riferisce alla ricezione dei prodotti il più vicino possibile al momento in cui saranno venduti o utilizzati. Ciò mantiene i costi dell’inventario generalmente bassi e può rendere l’inventario più facile da gestire, poiché ci sono meno beni da tenere traccia nei magazzini. Un classico esempio è quello dei supermercati: essi non dispongono di molta frutta fresca a portata di mano a causa della breve durata della sua conservazione. Piuttosto, ordinano solo quanto basta per soddisfare la domanda prevista dei clienti nel corso di pochi giorni. Detto questo, le interruzioni nelle catene di approvvigionamento e di produzione, (come quelle verificatesi durante la pandemia, per esempio), possono rendere l’approviggionamento vulnerabile a carenze.
– Economic order quantity (EOQ)
L’economic order quantity (EOQ) è un modello matematico che aiuta le aziende a determinare la quantità ottimale di materiale o prodotto che dovrebbero ordinare ogni volta per minimizzare i costi totali di inventario e approvvigionamento. Il modello di EOQ si basa sull’idea che gli ordini hanno costi associati sia all’ordine stesso che all’immagazzinamento del prodotto.
Gli elementi chiave del modello di EOQ sono:
- La domanda annuale di prodotto o materiale.
- Il costo di emissione di un ordine (il costo per effettuare un ordine di una certa quantità di prodotto o materiale).
- Il costo di mantenimento dell’inventario (il costo di immagazzinare e tenere in stock il prodotto o il materiale per un certo periodo di tempo).
- Il tempo di attesa per il riordino (il tempo tra il momento in cui viene effettuato l’ordine e il momento in cui viene ricevuto il prodotto o il materiale).
In sostanza, il modello di EOQ aiuta le aziende a trovare il giusto equilibrio tra i costi di emissione degli ordini e i costi di mantenimento dell’inventario, tuttavia è importante notare che si basa su alcune assunzioni, come la costanza della domanda e la costanza del costo di emissione dell’ordine e del costo di mantenimento dell’inventario. Se una o più di queste assunzioni non sono soddisfatte, il modello di EOQ potrebbe non essere il metodo migliore per determinare la quantità ottimale di prodotto o materiale da ordinare.
Consigli e best practice per un controllo efficace dell’inventario
- Imposta obiettivi di inventario e aggiornali secondo necessità. Questi obiettivi dovrebbero riflettere i tuoi obiettivi di vendita ed essere adattati in base ai tuoi obiettivi di inventario.
- Implementa un sistema di monitoraggio dell’inventario. Un sistema di tracciamento adeguato non solo monitorerà i livelli di inventario, ma anche l’ubicazione dei prodotti, le loro condizioni e il tempo di conservazione.
- Analizza regolarmente i dati del tuo inventario. Che sia trimestralmente o annualmente, esamina periodicamente i numeri di inventario per fissare obiettivi di vendita, creare campagne di marketing, semplificare le operazioni e comprendere meglio la domanda dei clienti.
- Sviluppa una strategia di riordino. Per esempio, riordini quando sei sceso al 10% di un articolo o dopo aver venduto l’ultima unità? Una strategia di riordino risponderà a questa e ad altre domande, assicurandoti di avere a disposizione i prodotti giusti, non quelli che i clienti non vogliono.
- Automatizza i processi di gestione dell’inventario. L’automazione può semplificare la gestione dell’inventario e liberarti per concentrarti su altri aspetti della tua attività. L’automazione elimina anche il rischio di errore umano.
- Controlla costantemente il tuo inventario, almeno una volta all’anno. Ciò manterrà i record aggiornati e ti aiuterà a renderti conto se il tuo sistema funziona adeguatamente o se può funzionare meglio.
C’è differenza tra controllo e gestione dell’inventario?
In realtà si, ma è sottile. I due concetti prevedono infatti delle similitudini ma anche delle differenze. Il controllo dell’inventario e la gestione dell’inventario utilizzano entrambi i dati di vendita e seguono determinati parametri per determinare la quantità di scorte necessarie per l’efficienza e la redditività. Per quanto riguarda le somiglianze, entrambi monitorano vari componenti del tuo inventario e ti aiutano a prendere decisioni informate sugli ordini. Forniscono anche informazioni su ciò che dovresti commercializzare ai tuoi clienti o se c’è un prodotto che dovresti “abbandonare”.
Le differenze? Sostanzialmente il controllo dell’inventario monitora le merci immagazzinate in un magazzino (l’inventario fisico disponibile), mentre la gestione dell’inventario si basa sulla domanda e sulle previsioni di vendita per monitorare le materie prime e i prodotti finiti.
In definitiva si tratta di uno strumento chiave per garantire che le merci siano nel posto giusto al momento giusto. Aiuta inoltre ad anticipare la domanda dei clienti, rifornire e controllare l’inventario per ridurre gli sprechi e massimizzare la redditività. Buon lavoro!
